Med nedavno pripravo priporočil za izboljšanje komunikacije po e-pošti sem naletela na enega izmed najbolj koristnih nasvetov: Najboljše so pripravljena tista e-sporočila, na katere zadostuje zgolj odgovor »OK«.

Komunikacija preko e-pošte je postala sestavni del poslovnega sveta, kar posledično pomeni, da v naš e-poštni predal dnevno prejmemo komaj da še pregledno količino e-sporočil, njihovo obvladovanje pa včasih zahteva že nadnaravne sposobnosti. V kolikor se s slednjimi ne moremo pohvaliti, lahko preveliko število neodgovorjenih sporočil pripelje do različnih situacij, vendar sta najpogostejši dve: nejevolja na strani pošiljatelja in nejevolja na strani prejemnika. Zato poglejmo, kateri so glavni triki in zvijače, ki poskrbijo za učinkovito komunikacijo, urejene zadeve in mirne živce na obeh straneh internetne povezave.

Naj bo jasno, kaj od koga pričakujete:
V sporočila dodajajte le naslovnike, katerim je vsebina namenjena in nikakor celotnega oddelka ali skupine. Osebo, od katere pričakujete odgovor ali ravnanje, vstavite v polje naslovnikov (Za/To), tiste, ki želite, da sporočilo prejmejo zgolj v vednost, pa dodajte v polje kopije (Kp/Cc). V kolikor vsem pošiljate sporočilo zgolj v vednost, vstavite vse v polje kopije, prostor naslovnika pa pustite prazen. Tako bodo prejemniki jasno vedeli, od koga pričakujete odgovor in od koga zgolj spremljanje tekočih zadev.

Zadeva:
V zadevi jasno opredelite projekt, za katerega gre, in s čim manj besedami povzemite vsebino. V kolikor gre za nujno stvar, to v zadevi tudi navedite.

Besedilo:
Z uporabo tipkovnice ne pričnite, dokler ni namen sporočila dokončno skristaliziran. Veste, zakaj boste določeno sporočilo sploh napisali in na koga ga boste naslovili? Prejemnik mora med prvim branjem sporočila jasno razumeti, kaj pričakujete od njega.

Prva vrstica = tvit:
Predstavljajte si, da je prva vrstica besedila, takoj po pozdravu, namenjena tvitu in je omejena na 140 znakov. Z njim morate pritegniti pozornost in prejemniku prikazati, kaj sledi v nadaljevanju.

Bodite kratki in jedrnati:
Naj e-sporočilo ne vsebuje več kot 15 vrstic, to je približno polovica računalniškega zaslona.

Ne odpirajte novega e-sporočila, odgovorite na prejetega:
Kadar komunikacija poteka preko e-pošte, vedno odgovarjajte na prejeto sporočilo, saj boste tako omogočali enostaven vpogled v pretekle dogovore in pričakovanja. Ne povzročajte sogovorniku dodatnega dela z iskanjem starih sporočil.

Odgovorite na vsa vprašanja:
Če ne odgovorite na vsa vprašanja, ki vam jih pošiljatelj zastavi, boste prejeli dodatna sporočila z neodgovorjenimi vprašanji. V kolikor lahko predvidite, da bo na podlagi vaših odgovorov pošiljatelj imel podvprašanja, na slednja odgovorite, preden jih postavi.

Ne pošiljajte e-pošte jezni:
Ko ste jezni, nikoli ne pošljite e-pošte. Prav tako ne napišite zadev, ki jih ne bi nikoli izgovorili naglas. Zavedajte se, da je e-sporočilo enostavno posredovati naprej.

Je mogoče na sporočilo odgovorit z OK? Če ste dnevno v navezavi s klienti, ki poleg vaših prejmejo še številna druga sporočila, vsebino sestavite tako, da je nanjo mogoče odgovoriti z eno potrdilno besedo. Ne navajajte zgolj vprašanj, temveč ponudite tudi rešitev, klienta pa na koncu prosite za potrditev.

Prepričani ste lahko, da bo oseba na drugi strani še kako cenila, da kot odgovor na sporočilo zadostuje beseda »OK«. Vendar za to seveda potrebujete tudi dobro rešitev!