Čeprav morda na prvi pogled ni slutiti, da je obvladovanje pravil poslovnega protokola povezano s komunikatorji in komuniciranjem, se moramo zavedati, da kot predstavniki določenega podjetja ali organizacije ključno prispevamo k njenemu ugledu.

Poznavanje pravil poslovnega protokola nam podeli potrebno samozavest, prispeva k naši kredibilnosti ter nas opolnomoči za obvladovanje poslovnih situacij – vse od komuniciranja na daljavo (e-pošta, pisma/dopisi, telefon …) do sestankov, poslovnih kosil in gala dogodkov, ko se z naročniki ali partnerji srečamo iz oči v oči.

Poslovni protokol namreč zajema široko paleto različnih pravil, od priprave in izvedbe sestankov ter poslovnih dogodkov, priprave sedežnega reda, izbire primerne obleke, besedne in nebesedne komunikacije pa do pravil o obdarovanju in urejenosti delovnih prostorov. Kot komunikatorka pa v današnjem zapisu izpostavljam predvsem nekaj osnovnih vodil poslovnega komuniciranja.

1. Telefon, naš najboljši prijatelj

• Cilji pogovora naj bodo vedno jasni, saj bo le tako pogovor kratek, jedrnat in razumljiv. Saj veste, čas je denar, kar še posebej velja v poslovnem svetu, zato med pogovorom nikar ne dolgovezite, predvsem pa službene pogovore ločite od zasebnih tematik.
• Odgovorite na vse klice in sporočila, hkrati pa bodite pozorni na neprimernost uporabe telefona, ko ste v družbi ljudi. Spoštujte čas in navzočnost sogovornikov, zato med druženjem izklopite telefon (priporočljiva je nastavitev »tiho«, ne le »vibriranje«) ter ga pospravite v žep oziroma torbo.
• Ob pričakovanju nujnega klica se navzočim opravičite in pogovor opravite na najhitrejši možen način.

2. Umetnost e-sporočanja

• Tudi pri pisanju e-sporočil bodite pozorni na ločevanje med zasebnim in uradnim komuniciranjem.
• Pazljivo izberite zadevo svojega e-sporočila, saj se na podlagi naslova večina ljudi odloči, kako hitro (če sploh) bo prebrala e-pošto in odgovorila na vaše sporočilo.
• Bodite pazljivi na prvo besedo (za nagovorom in vejico), ki se začne v prvi vrstici jedra vašega e-maila, da bo zapisana z malo začetnico, saj jo računalnik avtomatično izpiše z veliko. Popravek oziroma ne-popravek zapisanega veliko pove o vaši natančnosti in času, ki ste si ga vzeli za pripravo sporočila.
• Vsako sporočilo za seboj še enkrat preberite in odpravite morebitne pravopisne napake.
• Izogibajte se uporabi klicajev, čustvenih simbolov in velikih tiskanih besed (slednje pomenijo kričanje). V kolikor želite določene postavke poudariti, besede raje odebelite.
• Na vsa e-sporočila poskusite odgovoriti v enem dnevu, naše priporočilo pa je, da odgovor o prejemu sporočila pošljete v roku dveh ur.
• V primeru daljše nedosegljivosti si nastavite odzivnik o nadomeščanju z informacijo o terminu vašega povratka ter kontakti osebe, na katero se naslovnik lahko obrne v času vaše odsotnosti.

3. Ko se srečamo iz oči v oči

• Ključna sestavina osebnih stikov je zagotovo točnost, saj je zamujanje znak nespoštovanja časa posameznika, s katerim ste dogovorjeni. Po točnem prihodu na sestanek, je na vrsti rokovanje. Veste, kdo prvi ponudi roko? Velja, da najprej višji po položaju nižjemu, če pa sta si po položaju enaka, sledi: starejša oseba mlajši, ženska moškemu in gostitelj gostu. Obratno pa velja, kadar predstavljamo dve osebi: nižjega po položaju predstavimo višjemu, mlajšo osebo starejši in moškega ženski.
• V Evropi in zahodnem svetu se držite poslovne razdalje, ki določa nezapisano pravilo oddaljenosti stegnjene roke od sogovornika.
• Sogovornika na začetku poznanstva vedno vikajte, ne glede na to, kakšen je njegov položaj ali starost. Tikanje vedno predlaga višji po položaju nižjemu, v primeru, da sta si enakovredna, pa starejši mlajšemu in ženska moškemu – nikoli obratno.
• Izogibajte se pretiranemu podajanju komplimentov, saj se ob tem ljudje hitro začno počutiti neprijetno, kljub temu pa pokažite (primerno) zanimanje za sogovornika. Priporočljivo je, da med pogovorom tudi večkrat omenite njegovo ime (predpogoj je seveda, da si ga ob predstavljanju zapomnite).
• V pogovoru se izogibajte osebnim temam, politiki, religiji, višini plače, boleznim, nerganju in opravljanju. Primernejši so sproščeni pogovori o naši državi (ali kraju, iz katerega prihajamo), športu in naših izjemnih posameznikih (športniki, pisatelji, znanstveniki …).

Ob upoštevanju poslovnega protokola pa ne pozabite – tudi pravila so včasih za to, da se kršijo ali kot pravi nekdanja šefinja Protokola Republike Slovenije Ksenija Benedetti: »… pri vsaki dobri predstavi dober režiser igralcem dovoli malo improvizacije. V tem je čar.«